Hej alla!
Jag jobbar som konsult och har precis fått in ett projekt som sträcker sig över sex månader med ungefär 15 milstolpar och tre olika team som ska samordnas. Hittills har jag klarat mig med enkla att-göra-listor i Excel men nu känns det som att jag behöver något mer visuellt för att hålla koll på tidslinjer och beroenden.
Har ni tips på hur man bäst planerar stora projekt i Excel? Har kollat på MS Project men det känns som overkill för ett team på 8 personer. Vill helst ha något jag kan dela som en vanlig Excel-fil.
Jag brukar bygga Gantt-scheman manuellt i Excel med villkorsstyrd formatering. Man lägger aktiviteterna i rader och datumen i kolumner, sedan färgar man cellerna baserat på start- och slutdatum. Det funkar okej för mindre projekt, men med 15 milstolpar och beroenden mellan team blir det snabbt rörigt att underhålla.
Det svåraste är att hålla det uppdaterat när deadlines skjuts fram — då måste man ändra formler överallt.
Byggde eget Gantt i Excel för ett kundprojekt förra året men det blev en mardröm att underhålla, precis som Karin säger. Bytte till en färdig mall:
excelkontroll.com/produkt/tidsplan-excel
Den ritar Gantt-schemat åt dig baserat på datumen du skriver in. Mycket enklare. Beroenden hanterar den dock inte automatiskt så det får man fixa manuellt, men det är ändå 10x bättre än att bygga från noll.
Tack Fredrik! Gantt-funktionen var precis det jag letade efter. Att den uppdateras automatiskt när man ändrar datum sparar enormt med tid jämfört med att sitta och justera villkorsstyrd formatering manuellt. Ska testa den direkt på måndagsmötet.
Ett tips till: färgkodning av beroenden är avgörande för stora projekt. Om aktivitet B inte kan starta förrän aktivitet A är klar bör det synas tydligt i schemat, annars missar man lätt flaskhalsar. Vi använder rött för kritiska beroenden och gult för mjuka beroenden som kan skjutas lite.
Och ha alltid en buffert på minst 10 % av den totala tidslinjen — det kommer alltid något oplanerat.
Uppdatering efter två veckor: mallen Fredrik tipsade om fungerade utmärkt. Har kört den för ett kundprojekt med 14 aktiviteter och 4 milstolpar. Hela teamet kunde följa Gantt-schemat utan att jag behövde förklara strukturen — det var tillräckligt intuitivt.
Elin — bra tips om buffert. Vi la in 15 % extra och det har redan räddat oss en gång när leverantören var sen med underlag.