Työskentelen esimiehenä kaupassa ja työvuorolistojen teko vie minulta montaa tuntia kuukaudessa. Tein joskus yrityksen Excel-pohjalla mutta se oli sotkuinen. Onko olemassa järkeviä tapoja hoitaa työvuorolistan teko Excelissä?
Perustaulukko toimii: rivit ovat henkilöt, sarakkeet ovat viikonpäivät, solut ovat vuorotyypit (A = aamu, I = ilta, V = vapaa). Alariville COUNTIF-laskentakaava laskee automaattisesti montako aamuvuoroa on per päivä. Yksinkertainen mutta tehokas.
Otin käyttöön työvuorolistapohjan Excelissä ja se lyhensi suunnitteluaikani puoleen. Siellä on automaattinen tuntilaskenta per henkilö per viikko — se on se missä meni eniten aikaa manuaalisesti. Ylityömerkinnät näkyvät punaisella.
Automaattinen tuntilaskenta — se on täsmälleen se missä kuluu eniten aikaa! Kokeilen heti.
Lisävinkki: tee oma välilehti lomakalenterille ja linkää se vuorolistaan. Näet suoraan kun vuorosuunnittelun yhteydessä kuka on lomalla — vältetään virheet joissa lomalainen merkitään vuoroon.