Hei! Jobber som avdelingsleder på et sykehjem med 18 ansatte. Turnusplanleggingen tar meg ca. en hel dag annenhver uke og det er konstant klaging om at fordelingen er urettferdig. Spesielt helgevaktene skaper konflikter.
Har prøvd å gjøre det i et vanlig Excel-ark men det er umulig å holde oversikt over hvem som har jobbet flest helger, hvem som har overtid osv. Er det noen som har en bedre løsning?
Kjenner meg igjen. Vi lager turnus i Excel også men det er kaos hver gang. Problemet er at du må balansere helger, høytider, deltidsansatte, og ønsker om fri — alt samtidig. Vi bruker farger for dag/kveld/natt men det hjelper bare litt.
Bruker en turnusmal som teller helgevakter og fordeler dem automatisk. Du legger inn ansatte og stillingsprosent og så fyller du inn vaktene, den regner ut timer og varsler om noen overskrider.
excelflyt.com/produkt/turnusmal-excel
Det den ikke gjør er å lage turnusen for deg — du må fortsatt plassere vaktene manuelt. Men oversikten over timer og helger sparer meg masse tid.
Takk Heidi! Automatisk helgetelling er akkurat det jeg trenger. Da slipper jeg å sitte og telle manuelt hver gang noen klager. Skal prøve den.
Bare pass på arbeidsmiljøloven §10-8 — ansatte har krav på fri annenhver søndag i snitt. Mange arbeidsgivere bommer på dette og det kan bli dyrt ved tilsyn. Og §10-6 om maks overtid per uke/måned/år. Verdt å ha tallene synlige i arket.
Vi roterer dag-kveld-natt med 6 ukers syklus. Trikset er å lage en «grunnturnus» som gjentar seg og bare justere for fravær og ønsker. Mye enklere enn å starte fra scratch hver gang. Tok oss et halvt år å finne en rytme alle var ok med.
Det som alltid ødelegger turnusen er overtid og sykefravær. Du lager en pen plan og så er 3 stykker syke første uken. Mitt tips: ha alltid en «reserve»-kolonne med folk som kan ta ekstravakter på kort varsel. Redder oss hver gang.
Oppdatering etter en måned: helgetellingen i malen har vært gull verdt. Nå kan jeg bare vise tallene når noen klager og da blir det stille. Bjørn — la inn en ekstra rad med AML-grenser som du sa, det hjelper å ha det synlig. Eneste er at jeg savner en måte å håndtere bytter mellom ansatte direkte i arket, nå noterer vi det på papir ved siden av.