Moi! Meillä on häät elokuussa ja suunnittelu alkaa olla aika kaoottista. Vieraslista on Google Docsissa, budjetti on paperilla, ja aikataulut on puhelimen muistiinpanoissa. Kukaan ei tiedä kokonaistilannetta.
Onko kellään kokemusta siitä miten häiden suunnittelun saa jotenkin hallintaan? Mietin Exceliä koska sitä osaan edes vähän. 120 vierasta ja budjetti on 15 000 €, pitäisi pysyä siinä 😅
Pinterestistä löytyy ideoita mutta se ei auta hallinnassa yhtään. Meillä oli samanlainen tilanne — kaikki oli hajallaan eri paikoissa ja stressitaso nousi joka viikko. Excel pelasti meidät ku laittoi kaiken samaan paikkaan.
Tee ainakin erilliset välilehdet: vieraslista, budjetti, aikataulu ja tehtävälista. Niin pysyy järjestyksessä.
Me käytettiin tätä ku suunniteltiin meidän häitä viime vuonna: excelvirta.com/tuote/haasuunnittelu-excel
Vieraslista ja budjetti samassa tiedostossa, se laskee menot automaattisesti. Istumajärjestystä joutu kyllä vääntämään itse koska se ei tue pyöreitä pöytiä tai mitään sellasta. Mutta perusasiat se hoitaa.
Kiitos Teemu! Tuo kuulostaa hyödylliseltä. Toimiiko se hyvin isolle vieraslistalle? Meillä on 120 vierasta ja eri ruokavalioita pitäisi myös seurata (gluteeniton, vegaani jne).
Meillä oli 85 vierasta niin en tiedä miten 120 toimii, mutta tuskin siinä on ongelmaa — se on vaan rivejä. Ruokavaliot mä lisäsin itse yhden sarakkeen ja filtteröin siitä catering-firmalle listan. Ei ollu vaikeeta.
Se budjetti on kyllä se tärkein osa. Meidän häissä meni alunperin 12 000 € yli budjetin koska kukaan ei seurannu menoja reaaliaikaisesti. Pienet erät kasaantu — kukka-asetelmat, kutsukortit, dj:n lisäpalvelut... Seuraa menoja viikottain niin ei tuu ylläreitä.
Muistakaa myös istumajärjestys — se kuulostaa helpolta mutta 120 vieraalla se on yllättävän monimutkainen palapeli. Anoppilan suku ja ex-poikaystävän perhe samaan pöytään = katastrofi. Kannattaa aloittaa aikaisin sen kanssa.
Meillä meni 3 iltaa istumajärjestyksen kanssa ja seki oli vaan 70 vierasta haha. Juha on ihan oikeessa, aloittakaa ajoissa. Me tehtiin se viimesellä viikolla ja se oli virhe.
Päivitys: häät meni viime viikonloppuna ja kaikki sujui ihan hyvin! Se pohja auttoi eniten budjetin seuraamisessa — pysyttiin 600 € yli alkuperäisestä mutta se oli meidän oma valinta (päätettiin ottaa valokuvaaja pidemmäksi aikaa). Anniina, sun vinkki menojen seurannasta viikottain oli kullanarvo... eiku siis tosi hyödyllinen. Istumajärjestyksen tein käsin Excelissä, meni 2 iltaa mutta selvis 😊