Här på jobbet springer vi på problemet att folk är dubbelbokade hela tiden. Vi kör tre parallella projekt och ingen vet riktigt vem som har kapacitet. Hur planerar ni resurser i team? Excel? Något specifikt verktyg?
Vi använder ett enkelt Gantt-schema per person i Excel. Inte perfekt men synliggör åtminstone vem som är fullbokad vilka veckor. Enkel lösning som faktiskt funkar för 6–8 personer.
Vi testade flera upplaägg men det som funkade bäst var en resursplaneringsmall i Excel med veckovyer och procentuell belaggning. Hittade den här mallen och den har sparat oss massor av tid. Har en färg som slår om någon når 100 % — det är hela grejen.
Tack! Överbelaggning är exakt vårt problem. Den där färgvarningen låter som precis det vi behöver visa chefen visuellt.
Något jag lärt mig: det spelar ingen roll hur bra mallen är om man inte uppdaterar den veckovis. Vi la in en fast agenda-punkt på måndagsmorgon för resursuppdatering — 15 minuter, alla projektledare. Det är det som gör att det faktiskt används.
Vi lade till en enkel kapacitetsgraf bredvid tabellen som automätiskt visar överbelaggning per vecka. En stapel som lyser röd när någon är bokad för mer än 100 % — det är otroligt hur mycket enklare det gör diskussionen i projektmöten.
Det viktigaste är att någon i ledningen faktiskt kollar arket och agerar när det är rött. Annars är det bara ett dokument ingen bryr sig om. Hos oss är det projektchefen som äger frågan och det gör stor skillnad.
En sak vi lade till senare: en flik för semesterplanering i samma fil. Gör det lätt att se när vi täcker kapaciteten sommartid.
Uppdatering efter fyra månader: inga dubbelbokningar på länge. Måndagsrutinen som Sofia nämnde är nyckeln — utan den faller allt ihop. Semesterfliken som Linnea tipsa om ska vi testa när sommaren närmar sig.